Il DPO, Data Protection Officer – in italiano RPD, Responsabile della Protezione dei Dati – è la nuova figura introdotta dal GDPR e che ha la funzione di affiancare titolare, addetti e responsabili del trattamento affinché conservino i dati e gestiscano i rischi seguendo i princìpi e le indicazioni del Regolamento europeo.
Devono nominare il DPO gli enti pubblici e le aziende private quando c’è un controllo dei dati su larga scala, quando il trattamento dati fa parte del core business o quando è a questo connaturato. Ad esempio: cliniche, studi medici, contact center, studi di commercialisti, sono tenuti alla nomina del DPO.
In caso di mancato adeguamento le sanzioni sono pesantissime: fino al 4% del fatturato dell’anno precedente. I controlli sono molteplici e dal 19 settembre sono aumentati sensibilmente quelli della GDF. L’irregolarità legata alla mancata nomina del DPO rientra nella fattispecie sanzionabile.
La nomina non è solamente un obbligo e non solo chi è obbligato può decidere di ricorrervi. Nominare un DPO significa avvalersi di un professionista incaricato di curare tutti gli aspetti legati alla privacy e al trattamento dati, capace di supportare le aziende per una compliance costante e migliorativa.
Cerchiamo di rispondere insieme ad alcune delle domande che ci vengono fatte spesso.
Vi informiamo che se avete bisogno di altre domande o non avete capito bene come fare, noi siamo sempre a vostra disposizione.
Devo adeguarmi anche io? Non tratto dati personali.
a. Ogni soggetto economico è tenuto all’adeguamento e in realtà anche tu tratti
dati personali: è un dato personale ogni dato che porta all’identificazione di un
soggetto, anche solo nome, cognome e numero di telefono. Tratti i dati dei
tuoi clienti, dei fornitori, dei dipendenti, dei soci e dei collaboratori
dell’azienda.
Sì, sei tenuto all’adeguamento a prescindere dalla forma sociale: SPA, SRL,
SAS, SNC o individuale.
Sì, l’adeguamento non riguarda il sito internet ma l’azienda, il sito è solo uno
dei canali.
1. Ma alla fine chi controlla?
La mia è una piccola realtà.
a. I controlli vengono effettuati dal Garante e dalla Guardia di Finanza ma per
essere scoperto basta che un cliente che non ha ricevuto l’informativa
(oppure un dipendente) vada sul sito del Garante e faccia un esposto online;
2. Cosa succede se non mi adeguo?
a. La sanzione di base arriva al 4% del fatturato globale dell’azienda ma anche
senza sanzione i rischi sono tanti e così le limitazioni. Ad esempio sono
sempre più le aziende che chiedono la verifica della compliance dei fornitori
così potresti trovarti escluso da una fornitura perchè il tuo cliente verifica il tuo
mancato adeguamento. Nel caso di appalti pubblici invece è una certezza.
C’è poi il rischio di una contestazione da parte di un interessato: se non sei
adeguato non puoi difenderti e sei esposto ad ogni richiesta di indennizzo o
risarcimento.